Comparer les avantages et les inconvénients des différents outils de communication interne (newsletter, journal papier, intranet, réunion…) pour faire des choix stratégiques, n’a aucun intérêt si le public auquel vous vous adressez n’est pas pris en compte.
Il s’agit donc de ne pas perdre une partie de son public cible à cause de l’outil choisi
Par exemple, lancer une newsletter au sein d’une entreprise de nettoyage, de travaux, de transports (postes nomades) ne comportera une plus-value que si vous avez pris soin d’équiper au préalable vos agents d’un smartphone ou d’une tablette, d’une adresse mail professionnelle et que vous vous êtes assuré que cette boîte mail est consultée régulièrement par les équipes.
Cet exemple peut vous sembler évident. Cependant, il en va de même concernant ce que j’appellerais “les usages d’entreprise”. En effet, il ne faut pas perdre de vue l’objectif de la communication qui est d’informer un maximum de salariés concernés et de donner à voir et à saisir des messages précis.
Dans le cadre d’une refonte web, l’intranet le plus intuitif et complet du monde ne changera pas automatiquement les habitudes des agents qui s’informent par le biais d’un journal interne papier. La suppression du journal papier et l’information de l’ouverture de l’intranet ne les conduira pas forcément à avoir un réflexe quotidien de consultation du nouvel outil, à moins qu’ils n’aient des obligations RH de s’y rendre (prise de congés, notifications d’absences, archivage de leurs documents personnels). Dans cette situation, notamment auprès des agents dont les habitudes sont les plus ancrées (public âgé), il est fortement recommandé de proposer des formations appuyant la refonte. Cela assurera le succès de votre nouvel outil.
En résumé, la communication interne sert à informer, à faire passer des idées corporate et à provoquer l’échange. Le meilleur outil sera toujours celui qui permettra au plus grand nombre d’accéder à l’information.
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