La reconnaissance “non-monétaire”

Suite à l’intervention, lors d’un séminaire des directeurs de service, d’un sociologue spécialiste de la question de la reconnaissance non monétaire, je me suis posée la question suivante : “Dans quelle mesure la communication interne participe-t-elle de la reconnaissance des agents ?” Sans mystère, il semble qu’elle soit pour beaucoup dans ce domaine.Qu’elle permette de valoriser le travail effectué par un agent sur un projet abouti ou qu’elle impulse d’autres formes de management.

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Quand les leviers de reconnaissance ne sont pas activés

 

L’intervenant a bien précisé qu’il ne fallait pas mettre au même niveau la reconnaissance monétaire (augmentation de salaire et primes) et non monétaire. La reconnaissance non monétaire ne pourra pas pallier l’absence totale de reconnaissance matérielle et il semble donc important de conjuguer les deux approches.

Voici une liste des leviers que le communicant corporate peut activer pour susciter motivation et sentiment d’appartenance des salariés.

  1. Donner du sens :  ré-expliquer pourquoi de tels arbitrages sont faits par l’entreprise et permettre à chaque salarié de repenser ses tâches quotidiennes comme appartenant à une vision globale choisie par la direction.
  2. L’autorité : il est important que la hiérarchie sanctionne positivement et/ou négativement, mais également qu’elle impulse un mouvement et qu’elle accompagne les salariés étape après étape dans les grands projets.
  3. L’importance de poser un cadre de travail clair (fiche de poste à jour, échanges réguliers) quant aux missions de l’agent. Il est donc essentiel de charger en valeur le poste de chacun.
  4. Ecouter et  donner de la valeur à la parole de tous.
  5. Solliciter l’expertise d’un agent dans son domaine de compétence et tenir compte – autant que possible – de ses préconisations.
  6. Donner de la marge de manoeuvre et laisser de la liberté d’initiative à chacun.

Sur certains points comme l’autorité ou la permission de prise d’initiative, la communication interne n’a pas un rôle direct à jouer auprès de l’agent. Le management de proximité est le point stratégique de cette démarche. Le communicant peut, quant à lui, impulser la démarche auprès de la direction et des managers – par exemple, en s’assurant que chaque agent bénéficie  tous les ans d’au moins deux moments d’échanges avec son chef d’équipe.

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De l’art d’une bonne communication interne…

Et vous ? Quels autres leviers “non-monétaire” proposeriez-vous pour susciter enthousiasme et sentiment d’appartenance auprès de vos collaborateurs ?

 

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communication interne : les goodies sont-ils superflus ?

Question, non pas existentielle, mais plutôt budgétaire. Les goodies, ces petits produits dérivés marqués au nom de notre entreprise (mug, clés USB, stylos, parapluies…) sont-ils de trop (mauvais goût) ?

En communication interne, parent pauvre de la communication externe, nous avons trop souvent tendance à négliger l’effet positif que pourrait avoir la distribution de petits cadeaux aux salariés au nom de l’entreprise. Les budgets manquent et les communicants ont tendance à penser que le goodie est l’apanage du marketeur. Justement, qui dit communication interne dit “marketing social” mais aussi travail sur l’image de la marque employeur.

“Comme c’est bien de travailler dans cette boîte !”

Il n’est pas nécessaire d’y perdre le quart de votre budget communication pour faire ce geste ! Dans ce cadre là, c’est surtout l’intention qui compte puisque le geste permettra une interaction très positive de la boîte envers le personnel.

Pour le choix de l’objet, incarnation de l’esprit de l’entreprise, le mieux est de faire simple et sobre pour les couleurs. Plus légèrement,  il semblerait qu’un énorme parapluie vert fluo tatoué d’un énorme logo d’entreprise ne sera pas forcément du goût de tous les salariés…

Un événement de fin d’année regroupe une partie des salariés autour d’un petit-déjeuner et d’un discours du DG ? Pourquoi ne pas y associer la distribution d’un petit objet sympathique et utile marqué du sceau de votre entreprise ?

Quels avantages ?

  • Le goodies affirme une reconnaissance en induisant un remerciement, maintient la relation de proximité et entretient la convivialité au sein l’entreprise.
  • Il permet de travailler avec des cibles précises, ce qui induit une gestion de budget sans perte.
  • Cet objet permet de gérer différentes formes de budget car l’offre est large, tout en permettant un ciblage efficient.
  • Le personnel garde le goodies chez lui, ou l’utilise à l’extérieur de l’entreprise, lors de rencontres clients… Ce sont tout autant d’occasions de faire des salariés des ambassadeurs fiers de leur boîte.

Attention cependant, une fois qu’une habitude est prise, comme la distribution de petits cadeaux une fois par an, il est très compliqué de revenir en arrière sans donner l’impression de retirer un avantage au personnel !

Alors, ça vous tente ?

Communication corporate : valoriser la fonction RH

  • Une simple observation dans différentes entreprises suffit à s’apercevoir que les fonctions ressources humaines ne bénéficient pas toujours de la meilleure image en interne. Les RH sont en lien aux complexités administratives rencontrées par de nombreuses personnes (congés, absences, erreurs de paie, sanctions). En effet, les salariés ont l’impression d’avoir affaire aux fonctions RH uniquement dans le cadre de difficultés. Ces fonctions sont pourtant des alliés essentiels de la communication interne. Le responsable communicant est donc en charge de les valoriser et de les faire connaître, quand cela est nécessaire. Comment peut-on faire ?
  • Créer des publications didactiques sur les sujets RH. Un travail qui associe le communicant et les RH.
  • Proposer un recto/verso mensuel avec des informations importantes sur la paie (cotisations, augmentations), sur les formations proposées, sur les postes à pourvoir en interne ou encore l’explication de certains chiffres du bilan social. Cette publication peut être envoyée directement avec le bulletin de salaire par courrier afin de s’assurer que l’ensemble du personnel en disposera. Cette démarche consiste simplement à créer un lien direct et régulier entre l’entité RH et les salariés mais aussi à valoriser les éléments positifs comme la formation (CIF,DIF), l’évolution de carrière, la prévention, la santé, le social, les aides…
  • Il est possible au sein des publications de communication interne, de faire des dossiers spécifiques sur un sujet RH comme la prévention de l’absentéisme ou la formation en interviewant les personnes expertes sur le sujet.
  • Mettre en place des rencontres entre les acteurs RH et les salariés, notamment lorsqu’une nouvelle démarche est mise en place, afin de répondre directement aux questions des salariés et de désamorcer toute source de stress face à une situation nouvelle. Cette démarche a été mise en place, par exemple, lors de la généralisation de l’entretien de reprise avec son cadre suite à une absence maladie de plus de cinq jours d’affilés. Sujet délicat dont il faut dédramatiser l’enjeu en apportant la réponse au questionnement légitime des salariés et des encadrants. La communication interne peut jouer son rôle de rassembleur en rapprochant les acteurs RH des salariés et en valorisant le travail exécuté par des personnes compétentes mais qui ne sont PAS des communicants. Au communicant interne de prendre cette problématique à bras le corps et de reconstituer une image positive à ces fonctions indispensables !

Le journal interne est-il indispensable ?

Omniprésent dans toute communication interne élaborée, le journal interne papier a plusieurs vocations. Il est l’outil le plus apprécié par les salariés et son format papier, démocratique, n’y est pas pour rien. En effet, contrairement aux publications 2.0, le journal interne donne l’égalité d’accès à l’information pour tous et quel que soit le service concerné. Cela permet, d’ailleurs, de créer le lien entre les métiers et les services et de construire l’unité de l’entreprise. Dans le cadre de métiers nomades et décentralisés, il permet de garder le contact avec l’entreprise.

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Demandez le journal interne !

Ligne éditoriale

Les contenus ont évolués avec le basculement des communicants internes de la direction et de la DRH vers les services de communication. La priorité de ce journal est d’expliquer et de faire adhérer le personnel à une stratégie. La seconde mission du journal est de valoriser l’individu au sein de l’entreprise et notamment le travail qu’il exécute. Les deux aspects sont imbriqués l’un dans l’autre et  grâce au portrait d’un salarié qui participe à un projet, on est plus à même de faire adhérer le lecteur à l’intégralité de la démarche. Le journal interne représente l’entreprise ou l’institution aux yeux des salariés et permet de donner un sens clair aux stratégies déployées. L’on travaille d’autant mieux  que l’on a les clés pour comprendre sa mission. La proximité de cet outil favorise l’adhésion.

Dans un contexte de “sur-information” (un cadre reçoit en moyenne un mail toutes les deux minutes), le format papier du journal interne représente l’occasion de ralentir le rythme, de prendre du recul sur l’information et de proposer des dossiers récapitulatifs bien construits, allant dans le détail. Le format print tire alors son épingle du jeu et donne à voir l’entreprise sous un angle plus global.

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Égalité d’accès au journal interne

A l’avenir ?

Les journaux internes devront être proposés en format mobile ou tablette bien entendu, mais le format papier, plus accessible, a encore de beaux jours devant lui.

 

Communication interne : humour à manier avec précaution

Les Tweets les plus partagés sont souvent humoristiques, les campagnes de publicités les plus virales sont celles basées sur l’humour comme Bouygues Telecom qui a récolté des millions de vues et de partages avec sa vidéo des “Chatons Telecom”.

La communication vidéo est très prisée et cherche à impacter le public par le rire, mais au-delà, les formats d’écriture numérique comme les Tweets, les statuts Facebook, les formats de sites type buzzfeed imposent de plus en plus un mode d’échange concis, nécessitant, pour impacter le lecteur, un bon mot d’esprit où une petite image amusante. Ces méthodes marketing (efficaces si bien maniées) sont-elles applicables à la communication interne de l’entreprise ?

L’humour démultiplie la force de frappe en attirant et captant l’attention du public ciblé ce qui en fait un levier intéressant. Cependant, dans le domaine de la communication interne, l’humour doit être manié avec beaucoup de précautions. D’abord parce qu’un message humoristique impacte fortement l’image de l’entreprise auprès des salariés. Il faut donc s’assurer, en amont, que les retombés resteront en adéquation avec les valeurs qui sont prônées. Sans quoi, l’erreur serait fatale en donnant l’impression d’une incohérence dans les discours de l’entreprise. L’utilisation de l’humour nécessite  une parfaite connaissance des objectifs, de la personnalité et la mentalité de sa structure mais pas seulement.

Ensuite, il faut également avoir intégré les codes du public que l’on cible afin de ne pas voir cette tentative tomber complétement à plat et être mal comprise. L’étude préalable de la cible est impérative au risque d’appliquer un type d’humour non adapté. Comme l’explique cette étude de l’Ademe (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie), il y a différents types d’humour engendrant différentes réactions du récepteur. Ainsi :

  • l’humour sympathique  est consensuel mais peu propice au buzz.
  • l’humour caustique peut être clivant.
  • l’humour satirique peut souffrir de mauvaises interprétations.
  • l’humour absurde est efficace mais peut dévaloriser l’émetteur.

La règle à retenir absolument c’est que l’humour doit être ciblé, concret, modeste et ne doit pas être culpabilisant.

L’humour peut donc s’avérer être un bon levier pour votre communication interne mais il est à manier avec précaution.

Les outils collaboratifs 2.0 : l’avenir de la communication interne ?

A l’heure actuelle, les entreprises entrent toutes de plein-pied dans l’ère de la collaboration 2.0. Cela a commencé avec les “logiciels de groupes” permettant de créer des agendas partagés, des intranets… Actuellement ce sont les CMS (Content Management System) qui permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document – dans la vie quotidienne   Google Drive  permet de classer du contenu, le trier, le partager et travailler dessus en même temps que nos contacts. Les agrégateurs de contenu (Netvibes), qui récupèrent des flux RSS en provenance de sites que nous avons choisi et nous avertissent sitôt que le site est mis à jour, sont des outils indispensables dans le cadre des veilles par exemple.

Dans le domaine collaboratif, la communication interne ne doit pas être en reste et doit rentrer dans l’ère de la communication interne collaborative 2.0 avec notamment les RSE (Réseau Sociaux d’Entreprise) qui apportent de nouveaux usages à la communication. L’information circule de personne à personne, de personne à groupe; de groupe à groupe. Le travail collaboratif en est facilité.  Les outils de RSE (ou intranet collaboratif) permettent notamment de créer une communication adaptée aux besoins de chacun : les individus s’abonnent à leur source d’information favorite concernant l’entreprise, aux communautés de pratique qui concernent leurs missions, aux thématiques qui les intéressent. C’est, par exemple, le modèle de l’intranet EDF Vivre EDF Online – qui propose de nombreux contenus en fonction des différents secteurs et postes occupés. Certaines communautés sont même limitées uniquement aux personnes directement concernées par la thématique et inaccessibles aux autres.

Cette communication dite “en étoile” n’exclut par pour autant des modes de gestion de la communication interne plus traditionnels comme le print, et l’information descendante, mais permet de compléter le processus de communication à l’interne. Espace d’échange permettant une meilleure implication des salariés dans la communication interne, une plus grande autonomie de tous et un ciblage public automatique, les dispositifs collaboratifs s’intégreront de plus en plus au sein des Système d’Information (SI) de l’entreprise et la communication interne doit y prendre part le plus tôt possible.

 

Attirer le lecteur

Tous les communicants sont un jour confrontés à ce questionnement, à savoir, comment donner l’envie aux salariés de lire les publications ? Voici un panel des meilleures idées que j’ai pu puiser à la fois en entreprise mais aussi sur des forums d’échange avec des professionnels de la communication d’entreprise :

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  • Mettre en avant le terrain, l’anecdote et les équipes, en se rendant sur place et en prenant des photos, même pour les sujets de stratégie d’entreprise et de feuille de route. “Comment s’applique cette feuille de route sur le terrain ?”
  • Privilégier le témoignage. La forme de l’interview est plus courte et efficace à la lecture. Les salariés aiment reconnaître leurs collègues. Les collaborateurs deviennent acteurs de leur communication interne.
  • Ne pas publier trop souvent. Nous sommes tous “sur-sollicités” par les newsletter, les journaux gratuits, internet… Il faut mettre en place une périodicité permettant à la fois de créer un peu d’attente mais aussi de créer un contenu de fond de haute qualité.
  • Proposer un contenu léger et bien maquetté. La forme est importante, et pour qu’une information passe, il faut s’assurer qu’elle n’est pas noyée dans un flot de texte qui n’attire pas.  Par exemple, dans une newsletter, le contenu d’une brève importante peut être accompagné d’un petit gif animé qui attire l’attention sur l’information.
  • La mise en place d’un comité de rédaction tournant. L’idée est de faire participer le personnel à la conception du journal, de les impliquer, de les écouter. Ils sont globalement assez fiers de cette nouvelle mission qui les change de leur quotidien.
  • S’inspirer des recettes des publications qui marchent au quotidien. Maquette colorée, style léger, titres amusants… Sans hésiter à proposer des supports de communication sur les réseaux sociaux, des vidéos, des podcasts qui attirent sans pour autant perdre de vu le propos.

 

Crédibiliser sa communication interne auprès des collaborateurs

L’un des reproches les plus récurrents qui est fait à la communication interne par les salariés c’est de ne porter qu’une seule voix  en ne représentant que la parole de la direction. En effet, en quoi une communication uniquement descendante peut-elle incarner la globalité de l’entreprise ?

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Voici comment crédibiliser votre communication d’entreprise :

  • Donner la parole à des experts : le communicant en interne n’est pas supposé être expert sur tous les sujets professionnels et techniques. Il est en charge de trouver la personne la plus adéquate pour répondre à une question et de retranscrire cette réponse de la façon la plus claire possible pour les salariés. L’expertise du collaborateur ne rendra que plus crédible les propos tenus dans votre publication.
  • Proposer la participation des collaborateurs qui le souhaitent à la publication : inviter les salariés à proposer des sujets, à écrire des articles, à publier leurs photos, permet de créer un support plus représentatif de l’ensemble de l’entreprise.
  • Hiérarchiser en fonction de l’importance des informations : il faut être attentif à ne pas mettre au même niveau une information concernant directement les conditions de travail de l’agent, ses indemnités (salaires, cotisation, mutuelle et prévoyance) et des événements concernant la globalité de l’entreprise tels qu’un événement interne, une activité culturelle… Bien distinguer les deux types d’informations permet aussi aux agents de s’orienter vers les renseignements qu’ils recherchent. Il ne faut pas hésiter à proposer deux supports distincts pour chaque thématique.
  • Savoir s’adresser à tous : Il ne faut surtout pas limiter la communication aux cadres en ne passant par exemple que par la newsletter ou l’Intranet. Si certains salariés ne sont pas équipés d’ordinateurs, ils doivent recevoir l’information au même titre que les autres (sous une autre forme si nécessaire : affichage, print, envoi postal, sms…). La communication interne est faite par tous et pour tous et ne doit surtout pas donner l’impression qu’elle ne s’adresse qu’à un seul type de public.
  • Créer des supports différents en fonction des publics ciblés : bien entendu, la communication s’adresse à tous et ne doit oublier personne en chemin. Cependant, il faut aussi savoir distinguer une information nécessaire au travail des directeurs (stratégie, revue de presse, veille juridique), celle qui sera indispensable aux managers et cadres (stratégie, objectifs globaux, C.A) et celle qu’il faut aux salariés et aux agents.  L’idée c’est alors, par exemple, de proposer trois newsletters différentes, ou des revues de presse adaptées aux besoins de chacun dans l’entreprise.

TPE-PME : la communication interne vous est indispensable

Dans les enquêtes que j’ai pu mener – sur le thème de la réception de la communication interne au sein de différentes entreprises-, une PME (150 salariés) du secteur primaire devait faire face à un climat social très dégradé concernant un changement dans l’organisation des différents postes transversaux. Cette société était mue prioritairement par un souci, légitime, de rentabilité et de communication client mais n’a pas pris le temps de réfléchir à une stratégie de communication interne. Elle n’avait d’ailleurs pas de poste dédié à cette conduite du changement.

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Elle faisait face au phénomène de rumeur – courant au sein de n’importe quelle entreprise – . Les dirigeants n’avaient pas même pris le temps de dire un mot sur la situation à venir. Le problème était que les salariés, n’ayant pas d’informations claires émanant de la direction, avaient uniquement accès à ces bruits de couloirs inquiétants (disparition de certains postes, changement de fonction pour certains…). Les collaborateurs étant en cruel manque d’information sur ces bouleversements qui devaient avoir lieu dans moins de 2 mois, sont allés chercher des renseignements par des biais non officiels sur lesquels la direction n’avait pas la main. Ces dires non encadrés – pour partie vrais et pour partie exagérés, furent à l’origine d’un climat anxiogène dérivant vers le conflit social. L’inquiétude générée par l’absence totale de communication n’a plus permis un dialogue serein entre les différents acteurs.

La communication interne a pour rôle d’anticiper ces situations de crises, et d’accompagner le changement en donnant des informations claires et en répondant aux questions de chacun. Dans une situation comme celle-ci, il est important, même au sein d’une TPE ou d’une PME, de mettre en place un travail d’échange avec les salariés, bien en amont, et de travailler à l’inclusion de tous dans la conduite du changement afin de ne pas générer d’angoisses dans un contexte déjà difficile.

5 questions avant de choisir son nouvel intranet

Choisir un nouvel intranet requiert un gros travail préalable afin de connaître les attentes des services, l’usage qui doit en être fait par les agents, par les directeurs, par les ressources humaines… Voici 5 questions auxquelles il faut impérativement répondre avant de choisir son nouvel intranet.

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  1. Qui aura la main ? La communication interne sera-t-elle seule à pouvoir créer et gérer du contenu ou d’autres services (RH, direction, informatique) pourront-ils avoir un accès ? Dans certains cas, s’il n’y a pas de compétences informatiques suffisantes dans l’entreprise, le prestataire peut lui-même avoir la main sur le site et il s’agira de passer par lui lors de chaque publications.
  2. Quels sont les objectifs de cet intranet ? il s’agit de se demander si le but est uniquement d’informer (sous forme de blog par exemple), d’échanger entre collègue (discussion instantanée), d’accéder à ses données personnelles RH (congés, absences, notes de frais…) et de pouvoir les modifier. Le salarié aura-t-il un profil personnel qu’il devra remplir avec sa photo et pourra-t-il publier lui-même des articles (intranet participatif)? Qui sera en charge du contrôle des posts le cas échéant ?
  3. Quelle forme doit-avoir cet intranet? En lien avec les objectifs à atteindre,  cette question permet de prévoir une arborescence/sommaire et de se questionner quant à l’organisation du contenu et la mise en valeur de certaines publications en fonction, toujours, de la stratégie d’entreprise.
  4. Les salariés auront-ils tous la possibilité d’accéder à cet intranet ? Essentielle, cette question permet également d’évaluer quels sont les salariés qui n’auront pas d’accès direct à un ordinateur. Il faut alors envisager des solutions pour pallier à ce manque (publications papiers, smartphones…)
  5. Quel est le budget ? Cette interrogation est évidente, mais c’est aussi en fonction du budget alloué que vous devrez faire certains choix, arbitrer les priorités tout en gardant bien en tête les attentes auquel il doit répondre.